Intégrer de nouveaux collaborateurs est un véritable défi. En effet, bien que l’accueil d’un nouvel employé puisse sembler être une tâche anodine, elle en dira long sur le futur de votre relation, sujet que nous avions pu aborder dans cet article. Il s’agit d’un moment qui ne doit donc pas être pris à la légère ! Pour vous aider, nous avons ici listé nos 10 meilleurs conseils pour réussir l’intégration de vos nouveaux collaborateurs.
Préparez la première journée d’intégration du collaborateur
Le premier conseil, bien qu’il puisse sembler évident, est en réalité primordial. Il s’agit de bien préparer la première journée du nouveau collaborateur. Cela consiste à s’assurer que tout soit en règle d’un point de vue administratif et que le matériel dont aura besoin votre nouveau talent soit prêt, fonctionnel et équipé. Pensez aussi à vérifier que tous les accès nécessaires lui soient autorisés. Assurez-vous que son poste de travail soit accueillant et que son adresse mail soit créée. En somme, faites en sorte qu’il se sente pleinement attendu.
Vous pouvez également préparer la première journée d’un point de vue plus opérationnel en prévoyant un planning. Le nouveau talent se sentira pris en compte et appréciera que tout soit organisé pour lui, il n’aura pas la sensation d’être inutile de son côté.
Facilitez et organisez les rencontres avec l’équipe
L’intégration passe par le poste de travail mais aussi et surtout par la relation avec l’équipe déjà en place. Proposez à l’ensemble de l’équipe de rencontrer leur nouveau collègue autour d’un moment convivial et plutôt informel (comme un petit-déjeuner, par exemple). Il sera ainsi introduit en bonne et due forme dans une atmosphère détendue. Il pourra ainsi en profiter pour discuter avec quelques personnes et commencer à créer des liens.
Pensez à un cadeau de bienvenue
Vous pouvez également profiter de la journée d’intégration de votre nouveau collaborateur pour lui remettre quelques goodies avec votre entreprise dessus ou, encore mieux, avec son prénom ! Recevoir une tasse avec son prénom peut sembler futile, mais votre nouvelle recrue se sentira une nouvelle fois attendue et sera sans doute touchée par cette attention !
Désignez un référent
Le premier jour est le moment idéal pour présenter à votre nouvelle recrue son référent, notamment dans le cas où l’accueil et l’intégration sont gérés par le responsable RH, par exemple. Indiquez-lui à qui s’adresser en cas de questions ou d’incompréhensions et veillez à vous assurer en amont que le référent désigné soit bien disponible pour soutenir ce nouvel arrivant.
Naturellement, le référent du collaborateur sera son N+1. Dans les situations où cela ne peut pas être le cas, quelle que soit la raison, il faut s’assurer que le collaborateur ait quelqu’un à qui s’adresser lors de ses premiers jours sans avoir peur de déranger.
Planifiez une journée allégée pour l’intégration du collaborateur
Pour le premier jour de votre nouveau collaborateur, il peut être intéressant de prévoir une journée allégée. Effectivement, il n’est à ce moment-là pas utile de l’assommer par un trop grand nombre d’informations. Le stress de la journée et les nombreuses étapes à passer ne lui permettront pas de tout retenir.
Profitez plutôt de cette première journée pour lui présenter l’essentiel, le mettre à l’aise et lui permettre de partir plus tôt. Il pourra alors revenir en forme le lendemain !
Prenez ses retours
Le lendemain ou dans les jours qui suivent son arrivée, prenez le temps d’échanger avec votre nouveau talent pour lui demander un feedback sur son premier jour. Il pourra ainsi directement vous faire part de ce qu’il a ressenti, ce qu’il a apprécié, ce qui a pu lui manquer, etc.
Veillez à ce que l’échange se passe dans une atmosphère douce et bienveillante, dans laquelle le collaborateur se sentira libre de parler. Vous pourrez ainsi utiliser les retours reçus à ce moment-là pour faire encore mieux lors de la prochaine intégration !
Organisez un suivi qui vous convient
Une fois le(s) premier(s) jour(s) écoulé(s), commencez à mettre en place un vrai suivi avec votre nouveau collaborateur. N’hésitez pas à discuter avec lui pour savoir quelle serait son organisation idéale : des réunions hebdomadaires, des mails quotidiens, des points tous les matins, etc.
Trouvez une organisation qui convient à tout le monde et le suivi n’en sera que plus facile !
Assurez-vous de son confort
Toujours dans le but de faciliter et d’améliorer le processus d’intégration, assurez-vous du confort du nouvel employé. Cela concerne à la fois son confort du point de vue du matériel (a-t-il tout ce dont il a besoin ?) mais également un confort dans ses missions et ses relations professionnelles. Ses tâches lui conviennent-elles ? Est-il surpris par ses missions/objectifs ? Est-il à l’aise avec sa fiche de poste ? Se sent-il intégré à l’équipe ? A-t-il des points de blocage, dans son poste ou ses relations ? Comment pouvez-vous l’aider ?
Vous pouvez par exemple profiter du suivi mis en place pour aborder ces sujets avec lui afin que vos échanges restent cadrés et qu’il se sente libre d’en discuter en étant écouté.
Profitez de l’intégration du collaborateur pour procéder à une présentation détaillée
Lors de son premier jour en entreprise, vous allez sans doute lui présenter l’entreprise en elle-même et son fonctionnement. Or, comme suggéré précédemment, inutile d’assommer votre nouvelle recrue d’un trop plein d’informations. Prenez plutôt le temps d’amener les éléments qu’il doit connaître au fur et à mesure de son parcours d’intégration.
Présentez-lui l’entreprise, son histoire, ses objectifs, sa mission, ses clients. Faites le point sur l’équipe : qui occupe quelle fonction ? Quel est l’enjeu derrière cette fonction ? Profitez-en pour revoir avec lui son rôle au sein de l’équipe et de l’entreprise. Sans lui mettre trop de pression, faites-lui ressentir qu’il est important et que sa fonction est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise.
Un dernier détail : faites preuve de transparence. Ne présenter qu’une partie de l’entreprise ou cacher des vérités que les employés devraient connaître ne vous sera d’aucune utilité, et vous risqueriez même de perdre en fidélisation.
Organisez une session de test de votre produit/service
Enfin, si vous le pouvez, faites tester à ce nouveau collaborateur vos produits et ou services. Il se sentira alors pleinement intégré et comme faisant partie entièrement de votre entreprise. Il lui sera également plus simple de parler de votre entreprise, de votre produit/service, de vous en tant que marque employeur, etc.
Un collaborateur intégré et fidélisé peut devenir un véritable ambassadeur, ces étapes et conseils ne sont donc pas à négliger !
Bien sûr, cette liste est non exhaustive et peut s’accompagner d’autres astuces encore, dont certaines que nous avions évoquées dans cet article. Mais mettre en place ces 10 conseils vous donnera déjà une très bonne base pour réussir l’intégration de vos nouveaux collaborateurs !
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