Il y a quelques temps, nous vous expliquions dans un article ce qu’était un onboarding pour les collaborateurs. Aujourd’hui, il est l’heure de vous donner quelques astuces pour que cet onboarding se passe au mieux, et ce étape par étape. Prêt à découvrir comment faire et réussir l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs ?
En amont de l’onboarding des collaborateurs
Un peu d’administratif
En tout premier lieu, il est primordial de s’assurer que l’arrivée des nouveaux collaborateurs est prête d’un point de vue administratif. Les contrats sont-ils signés ? Les chartes de l’entreprise, si chartes il y a, ont-elles été transmises aux futurs collaborateurs ? Manque-t-il certains documents ? Tout doit être finalisé, validé et signé avant la venue de ces nouvelles recrues, tant de leur côté que de celui de la direction et des ressources humaines.
Un peu d’opérationnel
Le second point pour préparer et faire l’onboarding des nouveaux collaborateurs relève davantage de l’opérationnel. Les nouveaux venus doivent, dès leur arrivée, pouvoir trouver tout le matériel dont ils auront besoin pour bien s’installer dans leur poste. Cela comprend leur ordinateur, un bureau et espace de travail adéquat, des outils et logiciels nécessaires au bon déroulé de leurs tâches, des comptes et accès déjà créés, etc.
Tout doit déjà être à disposition pour qu’ils se sentent attendus et qu’ils puissent rapidement se sentir à l’aise et à leur place dans ce nouveau rôle qu’est le leur.
Un peu de social
Enfin, il est d’usage de rappeler l’arrivée des nouveaux collaborateurs à l’entièreté de l’équipe afin de ne pas créer la surprise de leur côté. Ils auront ainsi en tête les prénoms de leurs nouveaux collègues, leur poste, leur date d’entrée en fonction ainsi que l’équipe dans laquelle ils seront affectés. Cela permettra d’éviter toute situation embarrassante lors du premier jour de ces nouveaux collaborateurs et de préparer l’équipe déjà en place à cette prochaine arrivée.
Vous pouvez également contacter vos futurs collaborateurs quelques jours avant leur arrivée. Partagez-leur tous les éléments pratiques concernant leur venue et rappelez enthousiasme à l’idée de les compter dans vos rangs. Vos relations n’en seront que facilitées !
Le premier jour de l’onboarding des collaborateurs
Une fois que toutes ces étapes sont passées vient le déroulé du premier jour de l’onboarding des collaborateurs. Il s’agit d’un moment crucial pour ces nouveaux collègues, pour l’équipe déjà en place ainsi que pour la relation avec les ressources humaines. L’onboarding commence avant même le premier jour des collaborateurs dans votre établissement mais cette journée marque un tournant et est donc fondamentale. Elle va poser les bases de la suite de votre collaboration.
Instaurez une atmosphère apaisante
Pour marquer le coup positivement et faire sentir à ces nouveaux collaborateurs qu’ils sont les bienvenues, vous pouvez commencer par organiser un moment pour les accueillir en bonne et due forme. Il peut s’agir d’un petit-déjeuner, par exemple. Cela permet de débuter la journée sur une note positive et dans une atmosphère détendue pour tous.
Cette première entrée en matière terminée, il est temps de proposer une visite des locaux ainsi qu’une présentation correcte de tous les membres de l’équipe présents. Vos nouveaux collègues sentiront que leur onboarding n’est pas précipité. Ils peuvent prendre le temps de se familiariser avec cet espace et se sentiront plus à leur aise.
Dans le cas où cet accueil est effectué par un représentant des ressources humaines, ne manquez pas de leur accorder un moment pour échanger avec leur N+1 et/ou leur mentor. Ils sauront ainsi vers qui se tourner en cas de questions et auront un repère fixe dans l’entreprise.
Donnez-leur toutes les clés pour s’épanouir
Il est ensuite temps d’amener vos nouveaux collègues à leur poste de travail et de leur présenter tout ce dont ils pourront avoir besoin. Les accès pour se connecter aux différents serveurs, le fonctionnement des documents, les logiciels utilisés, etc. Plus vous donnerez d’informations, plus ils seront autonomes rapidement.
C’est également à ce moment-là que vous pouvez en profiter pour vous démarquer en tant que marque employeur. Plutôt que de leur faire lire de simples documents sur la culture et les valeurs de l’entreprise, par exemple, vous pouvez les lancer sur une véritable expérience immersive via un parcours d’intégration. Par le soutien d’un simulateur pédagogique, il vous sera possible de leur transmettre toutes les informations cruciales sur l’entreprise, la culture du métier et secteur qu’ils rejoignent, le fonctionnement de votre entité, etc.
Les jours qui suivent son arrivée
Dans les jours qui suivent, un suivi accru est à prévoir. En effet, il est capital de s’assurer de la bonne intégration progressive de vos nouveaux talents. Créent-t-ils des liens avec leurs collègues ? Gagnent-t-ils en confiance dans leur poste ? Parviennent-il à comprendre pleinement leurs missions, leurs tâches et les enjeux qui en découlent ?
Enfin, une formation sous le type d’un séminaire d’intégration peut être proposé. Il s’agit d’une véritable façon de marquer le coup et de séduire vos nouveaux collaborateurs. Effectivement, la formation est un atout de taille pour la marque employeur ainsi que pour la performance de votre entreprise. Que celle-ci soit sur un jour ou une semaine, elle permet de former correctement vos collaborateurs. Ils s’imprègnent ainsi pleinement de ce nouveau cadre professionnel. Ils pourront poser toutes les questions qu’ils souhaitent, comprendre le rôle de chacun, s’exercer sur leurs futures missions, etc. A nouveau par le prisme de la simulation pédagogique, les collaborateurs se retrouvent plongés dans un univers reprenant les codes de leur cadre professionnel. Ils comprendront alors toutes les ficelles du métier.
En parallèle de ce type de formation, il est également intéressant de proposer des expériences d’intégration. Ludiques et bienveillantes, elles sont à la base de futures relations fortes. Pour cela, vous pouvez réunir toute votre équipe ou bien profiter d’un recrutement simultané de plusieurs personnes pour leur faire vivre l’expérience ensemble ! Les séminaires d’intégrations redorent votre image en tant que marque employeur et font office de soutien fort. La preuve ici, avec l’exemple de Bpifrance.
Pour conclure
L’onboarding des collaborateurs est un vrai sujet pour toutes les entreprises. Cette étape définit le reste de la relation entre les deux parties. Il est donc primordial de prendre le temps de l’organiser convenablement et d’imaginer les meilleurs moyens de donner à ces nouvelles recrues une image de marque employeur particulièrement positive. Nos équipes seront ravies de discuter avec vous pour vous aider à briller en tant que marque employeur. Sentez-vous libres de nous contacter !
Sources :
