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(II) Prise en charge d’une formation à distance : quels documents sont nécessaires

(II) Prise en charge d’une formation à distance : quels documents sont nécessaires
21 juillet 2020 Sciado Partenaires
prise en charge formation à distance

La formation à distance (FAD) est une modalité pédagogique possible pour tout type de formation professionnelle (interne ou externe, individuelle ou collective).

De plus, la formation à distance peut être prise en charge par les dispositifs de formation professionnelle continue. Il s’agit ainsi de l’alternance, du plan de développement des compétences, du CPF, reconversion ou promotion par l’alternance, ou bien du projet de transition professionnelle.

Par exemple, une entreprise a l’opportunité de financer la formation à distance de ses salariés via son OPCO. Pour cela, certains documents sont nécessaires.

Prise en charge d’une formation à distance : Quels documents fournir

Quand la formation est externe (via un organisme de formation externe), voici les pièces à fournir :

    • Convention de formation signée et cachetée par l’organisme de formation et l’entreprise,
    • Protocole individuel de formation signé par l’organisme de formation, l’entreprise et l’apprenant (facultatif) (modèle à télécharger)
    • Programme de formation sur en-tête de l’organisme de formation (en cas d’absence de PIF, la signature de l’apprenant suffit),
    • Certificat de réalisation établi par l’organisme de formation (modèle établi par le Ministère du Travail à télécharger)

Selon le code du travail, lorsque la FAD est mise en œuvre en interne, la convention n’est plus nécessaire. Alors, les documents nécessaires seront :

    • Protocole individuel de formation signé par l’entreprise et l’apprenant (facultatif)
    • Programme de formation sur en-tête de l’entreprise (en cas d’absence de PIF, la signature de l’apprenant suffit)
    • Certificat de réalisation établi par l’entreprise

Le protocole individuel de formation

Le PIF constitue un bon moyen de preuve de l’existence de l’information préalable des apprenants. Il permet à ces derniers de connaître les modalités pédagogiques, la durée estimée nécessaire à la réalisation des travaux, ou encore les modalités d’évaluations prévues. Le protocole individuel de formation (PIF) n’est pas obligatoire, mais les OPCO le recommande tout de même.

Le programme de formation

L’obligation de mentionner l’objet de la formation et celle d’informer les apprenants sur les activités pédagogiques à réaliser induisent la nécessité de formaliser un programme pédagogique. Ce dernier peut constituer un document spécifique. Il peut également être intégré au sein des documents contractuels tels que la convention ou le protocole individuel de formation.

Le certificat de réalisation

La matérialisation de la réalité des actions de formation s’effectue dorénavant par le « certificat de réalisation », justificatif uniforme à produire quelle que soit la modalité pédagogique mise en place (présentielle, FOAD, AFEST).

Ainsi, l’attestation de fin de formation et l’attestation d’assiduité deviennent des pièces facultatives.

Comment prouver la réalisation d’une formation à distance ?

Le dispensateur de la formation doit conserver les preuves de la réalisation de l’action pendant une période couvrant l’année de la mise en œuvre de la formation et les 3 années suivantes.

Exemples d’éléments à conserver :

    • feuilles d’émargement
    • attestations d’assiduité
    • attestations de fin de formation signées par les apprenants
    • correction des travaux réalisés
    • documents justifiant l’assistance technique et pédagogique de l’apprenant
    • relevés des temps de connexion
    • évaluations qui jalonnent et/ou terminent l’action de formation

Enfin, la conservation des justificatifs de mise en œuvre des évaluations est obligatoire.


Source : AKTO 

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Formation ouverte à distance : formalités, conditions et avantages

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